内容証明郵便の書き方・出し方についてわかりやすく解説

内容証明郵便の書き方のルールについて詳しく解説します

内容証明郵便は、いつどのような内容のやり取りをしたかという証拠を残すために重要な郵便物です。裁判の証拠としても利用されるため、正しい書き方を知っておくことが大切です。

内容証明郵便の書き方の基本ルール

用紙: 特定の用紙は便せん、原稿用紙、コピー用紙、メモ用紙等どんなものでも大丈夫ですが、縦書きの場合は1行20字以内、1枚26行以内と決められています。また、横書きの内容証明郵便の場合は「1行13字以内・１枚40行以内」や「1行26字以内・1枚20行以内」の方式でも問題ありません。
従来の内容証明郵便は縦書きが多かったようですが、現在では縦書き・横書きのどちらで作成しても大丈夫です。
原稿用紙を使用すると書きやすいでしょう。
大きさの制約もありません。

「使用できる文字」のルール
使える文字: ひらがな、カタカナ、漢字、数字、固有名詞のアルファベット、かっこ、句読点、記号

使えない文字: 英語や中国語などの外国語（ただし、固有名詞は可）
英語や中国語などの外国語による内容証明郵便は認められません。

数字の書き方: かっこ付きの数字も、文中の序列を示す場合は1文字として数える。

例:

「上記（１）のように」→ 8文字

「詳細は（４）へ」→ 6文字

「（１）郵便物」→ 4文字

郵便局のホームページ「内容証明　ご利用の条件等」に【謄本の字数の計算方法】が掲載されているのでご参照ください。

「訂正する時」のルール

内容証明郵便は、普通の手紙と違い、文書を訂正する時のルールもあります。
順序は、以下の通りです。

・間違えた部分を二重線で消す

・欄外に「何字削除、何字加入」と記載する

・差出人の印を押す（実印でなくてもOK）

「封筒」のルール

書き方: 表に受取人、裏に差出人の住所氏名を記入

注意: 封筒は封をせず、郵便局でチェックを受けた後に封をする

補足:

資料や写真は同封できません。
 

内容証明郵便に必ず記載すること

・差出人と受取人の住所: 必須項目

・文書のタイトル: つけなくてもOK

・時候のあいさつ: 必要なし

・差出人が2人以上の時: 全員分の住所氏名を記載
封筒の裏側も同じく全員分を記載します。
但し、差出人用の提出文書は１通で問題ありません。(差出人用＋郵便局用＋受取人用の計３通です。)

・受取人が2人以上の時: 「完全同文」か「不完全同文」のどちらかを選ぶ
例えば受取人が３名なら、郵便局に持って行く文書は全部で５通です。
(差出人用＋郵便局用＋受取人用３通の計５通)

「完全文」と「不完全文」の違い

完全文: 全員に全く同じ内容の文書を送る場合
不完全文: 受取人ごとに異なる部分がある場合
「不完全同文内容証明郵便」は、文書冒頭(若しくは最後)の受取人の氏名住所を全員分記載せず、各個の氏名住所を記載します。（文書の内容は全く同じです。）
「不完全同文内容証明郵便」は費用こそかかってしまいますが、複数人に送っていることを知られたくないとき(本人と保証人)などに有効です。

・代理人が出す時: 代理人であることを明記
代理人に全てを依頼する場合は、誰の代理人なのか明記の必要があります。

郵便局に持っていくもの

内容証明を郵便局に提出する際に必要なものは、以下の4つです。

・内容証明郵便にする文書（同じもの3通）

すべてのページに、ページとページのつなぎ目に差出人の印（契印）を押します。

ホッチキスでしっかりと綴じましょう。

・封筒1通（受け取り人の人数分）

受取人の人数分だけ用意します。

表に受取人の住所氏名、裏に差出人の住所氏名を記入します。

・差出人の印鑑（三文判でも可）

郵便局で文字数の確認などがあり、訂正が必要になった場合に備えて必ず持参しましょう。

・郵便料金

郵便局で料金を支払います。
 

郵便局の手続きについて

郵便局の選択

すべての郵便局で内容証明を取り扱っているわけではありません。

最寄りの郵便局に問い合わせて、内容証明を取り扱っているか確認しましょう。

近くに取扱郵便局がない場合は、「電子内容証明」というサービスも利用できます。

提出

郵便局の窓口で、用意した書類と印鑑、料金を提出します。

郵便局の職員が内容を確認し、問題なければ手続きを進めます。

受領証の受け取り

手続きが完了すると、「書留・配達記録郵便物等受領証」が渡されます。

この受領証は、内容証明の証拠となる大切な書類なので、大切に保管しておきましょう。

その他の注意点

代理人による提出

差出人本人が直接郵便局に行くことができなくても、代理人でも提出可能です。

ただし、印鑑は必ず差出人本人のものでなければなりません。

 

内容証明を作成する際のポイント

・簡潔かつ明瞭に: 伝えたいことを簡潔に、かつ相手に伝わるように書く

・証拠となるものを揃える: 必要に応じて、契約書や領収書などの証拠となるものを用意する

・客観的な事実を記載する: 主観的な意見や感情的な表現は避け、客観的な事実を記載する

・期限を明確にする: 相手に何をする期限を設けるのか、明確に記載する

内容証明を作成する際の注意点

・法律に違反する内容を含めない: 脅迫や名誉毀損など、法律に違反する内容を含めない

・専門用語を避け、わかりやすく書く: 相手が理解しやすい言葉で書く

・丁寧な言葉遣いを心がける: 相手に失礼のないように、丁寧な言葉遣いを心がける

内容証明郵便の効力

内容証明郵便は、裁判の証拠として利用できるほか、相手方に自分の主張を確実に伝えることができます。しかし、内容証明郵便を送付したからといって、必ずしも相手方が自分の要求に応じるわけではありません。